Regulamin konferencji Podologicznej – Podologicznie VII
§1 Postanowienia ogólne
1. Niniejszy dokument jest regulaminem dwudniowej Konferencji Podologicznej – PodoLogicznie VII, której założeniem jest przekazanie gotowych strategii terapii oraz wiedzy przez wybitnych praktyków.
2. Regulamin określa podstawowe prawa i obowiązki osób uczestniczących w Konferencji.
3. Konferencja odbywa się w miejscu i terminie wskazanym przez Organizatora tj. w sobotę i niedzielę 19-20 października 2024 r., w Hotelu Mercure Panorama, Plac Dominikański 1, Wrocław (dalej: Hotel)
4. Organizatorem Konferencji jest: Praktyka Podologii Dominika Bilik ul. Skarbowców 115/5 52- 025 Wrocław (dalej: Organizator).
5. Konferencja dedykowana jest przede wszystkim dla osób kształcących się lub pracujących w dziedzinie podologii, które pragną poszerzyć, wyspecjalizować swoją wiedzę (dalej: Uczestnicy).
6. Udział w konferencji jest dobrowolny, a liczba osób uczestniczących w Konferencji jest ograniczona. Maksymalna liczba Uczestników Konferencji wynosi 400 Uczestników.
7. Celem Konferencji jest pokazanie Uczestnikom strategii stosowanych terapii podologicznych, metod prawidłowego przeprowadzania procedur podologicznych oraz przekazanie wiedzy z innych dziedzin medycyny
8. W ramach Konferencji odbywać się będą sesje naukowo-dydaktyczne, szkolenia, praktyczne wykłady specjalistów, przerwy kawowe, obiad.
9. Każdy Uczestnik biorący udział w Konferencji otrzyma Certyfikat uczestnictwa w Konferencji.
§2 Uczestnictwo w Konferencji
1. Za osoby uczestniczące w Konferencji uznaje się Uczestnika i Prelegenta.
2. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
a) zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem udostępnionego przez Organizatora na stronie konferencji: https://podologicznie.elms.pl/s/standard-presale.html z jednoczesnym dokonaniem rejestracji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego według podanych instrukcji;
b) zakup biletu konferencyjnego opłatą, którą należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora w toku dokonywania rejestracji, celem dokonania skutecznej rezerwacji miejsca na Konferencji.
3. Po prawidłowym dokonaniu zgłoszenia uczestnictwa wraz z dokonaniem opłaty Uczestnik otrzyma od Organizatora na podany w zgłoszeniu adres mailowy potwierdzenia zgłoszenia uczestnictwa wraz z informacjami dotyczącymi Konferencji takimi jak miejsce Konferencji, data rozpoczęcia Konferencji, plan Konferencji.
4. Na życzenie Uczestnika, zgłoszone w toku rejestracji, Organizator tytułem dokonanych wpłat wystawia fakturę VAT lub paragon fiskalny.
5. Brak dokonania skutecznej rejestracji albo brak uregulowania opłaty konferencyjnej po dokonanej rejestracji nie stanowi podstawy uczestnictwa w Konferencji.
6. W formularzu uczestnictwa konieczne jest zaakceptowanie niniejszego Regulaminu Konferencji Podologicznej („Oświadczam, iż zapoznałam(em) się i akceptuję wszystkie warunki przewidziane w regulaminie”).
7. Skuteczność rejestracji potwierdza mail od Organizatora z potwierdzeniem zgłoszenia, a uiszczenie opłaty konferencyjnej po przekierowaniu na stronę banku celem dokonania przelewu w wyniku skutecznej rejestracji zapewnia udział w Konferencji.
8. Przed rozpoczęciem Konferencji będzie dokonywana rejestracja Uczestników, w tym weryfikacja prawidłowości wniesienia opłaty i udostępnienia danych osobowych Uczestnika w wypełnionym formularzu podczas rejestracji.
9. Uczestnik ma prawo delegować inną osobę w zastępstwie niż osoba zarejestrowana. Wymaga to pisemnego upoważnienia i bezpośredniego zgłoszenia nowych danych do organizatora.
10. Koszty udziału w Konferencji, pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
§3 Rezygnacja z Konferencji
1. W przypadku Uczestników będących konsumentami w rozumieniu ustawy o z dnia 30 maja 2014r. o prawach konsumenta ( Dz.U. z 2014r. poz. 827 z późn. zm. ) ( dalej: ustawa o prawach konsumenta). Uczestnik ma prawo odstąpienia od Umowy ( rezygnacji z Konferencji) bez podania przyczyny, w terminie 14 dni od zawarcia Umowy i zwrotu 100 % opłaty konferencyjnej. Do zachowania powyższego terminu niezbędne jest wysłanie pisemnej rezygnacji wyrażającą jednoznaczną wolę odstąpienia na adres mailowy: konferencja@podologicznie.pl. Prawo odstąpienia od Umowy nie przysługuje od momentu zakończenia świadczenia usług.
2. Po otrzymaniu rezygnacji Organizator przesyła na adres mailowy Uczestnika informację zwrotną dotyczącą otrzymanej rezygnacji.
3. W przypadku rezygnacji z Konferencji, po zachowaniu wyżej wymienionych warunków, zwrot otrzymanej opłaty konferencyjnej nastąpi niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania i potwierdzenia przez Organizatora zgłoszonej przez Uczestnika pisemnej rezygnacji przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały użyte przez Uczestnika w pierwotnej transakcji.
4. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z akceptacja niniejszego Regulaminu.
5. Obowiązuje zakaz odsprzedaży biletów. Zakupiony bilet może być wykorzystany tylko przez osobę lub firmę, na który dokonano zakupu.
§4 Obowiązki Osób uczestniczących
1. Osoby uczestniczące obowiązane są przestrzegać Regulaminu Mercure Panorama Wrocław, który stanowi integralną część Regulaminu niniejszej Konferencji.
2. Osoby uczestniczące obowiązane są stosować się do poleceń Organizatora i pracowników Hotelu.
3. Osoby uczestniczące obowiązane są do przestrzegania obowiązujących w miejscu Konferencji przepisów pożarowych i zasad bezpieczeństwa.
4. Zabronione jest wnoszenie na teren Hotelu przez osoby uczestniczące własnych napojów, jedzenia i alkoholu. W przypadku wniesienia własnych napojów, jedzenia, alkoholu Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne zatrucia pokarmowe oraz inne dolegliwości z tym związane.
5. Zabrania się uczestnictwa w Konferencji osobom pod wpływem wszelkiego rodzaju napojów alkoholowych, środków odurzającym, jak również ich spożywania w trakcie trwania Konferencji.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do zobligowania Uczestnika do opuszczenia miejsca Konferencji bez zwracania opłaty konferencyjnej, w przypadku stwierdzenia stanu nietrzeźwości, spożywania środków odurzających lub gdy Uczestnik z innych przyczyn rażąco zakłóca przebieg Konferencji nie stosując się do Regulaminu Konferencji.
7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane podczas Konferencji zniszczenia.
8. Uczestnik zgłaszając uczestnictwo w Konferencji wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie wizerunku w formie zdjęć i nagrań audiowizualnych wykonanych podczas Konferencji. Zgoda ta obejmuje wykorzystanie, utrwalenie i powielanie wykonanych zdjęć i nagrań audiowizualnych za pomocą dowolnego medium w celu mieszczących się w zakresie promocji Konferencji i zakresie działania Organizatora. Tym samym uczestnik zrzeka się prawa do każdorazowego uprzedniego zatwierdzania wykorzystanych przez Organizatora zdjęć i nagrań audiowizualnych do celów naukowych i marketingowych.
9. Uczestnik zgłaszając swoje uczestnictwo w konferencji poprzez skuteczne dokonanie rejestracji oraz uiszczenie opłaty, wyraża tym samym zgodę na wykorzystywanie i rozpowszechnianie swojego wizerunku w materiałach informacyjnych, promocyjnych i naukowych po zakończeniu konferencji, bez wyrażania dodatkowej zgody w formie pisemnej.
10. Organizator nie wyraża zgody na rejestrowanie ani fotografowanie przez Uczestnika przebiegu Konferencji oraz wizerunków innych Uczestników przy pomocy jakichkolwiek środków audiowizualnych lub na rozpowszechnianie treści i przebiegu Konferencji w jakiejkolwiek formie przez Osoby uczestniczące.
§5 Odpowiedzialność Organizatora
1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej wydarzenia Konferencji.
2. Organizator umieszcza na stronie internetowej szczegółowy plan przebiegu konferencji wraz z przedziałem czasowym przeznaczonym na poszczególny panel, podane godziny są orientacyjne. Przy czym Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu Konferencji, a także podczas jej przebiegu, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
3. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania w każdym czasie Konferencji w przypadku zaistnienia niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, skradzione lub zniszczone podczas trwania Konferencji.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu do dnia odbycia się Konferencji bez podania przyczyny. Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji nowego Regulaminu na stronie konferencji.
7. Wszelkie materiały prezentowane przez prelegentów, procedury i metody podologiczne przedstawiane Uczestnikom Konferencji są chronione prawem autorskim i stanowią własność intelektualną ich twórców, są objęte ochroną prawną. Materiały te nie mogą być rozpowszechniane, udostępniane i powielane przez Uczestnika bez pisemnej zgody osób uprawnionych.
§6 Postanowienia Ogólne
1. W przypadku odwołania Konferencji z powodu przyczyn losowych uniemożliwiających realizację Konferencji, Organizator zwróci koszt biletu konferencyjnego w ciągu 14 dni od dnia odwołania Konferencji. Organizator nie ponosi natomiast odpowiedzialności za nakłady finansowe poczynione przez Uczestnika w związku z noclegiem, wyżywieniem i innymi kosztami.
2. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U 2009 nr 62 poz. 504 z późn. zm)
3. Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2018.1000) jest Organizator.
4. Administrator ma prawo do przetwarzania danych osobowych Uczestników w celu i zakresie niezbędnym do wykonywania czynności objętych niniejszym Regulaminem, przeprowadzenia Konferencji (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO Dz.U.UE.L.2016.119.1 w związku z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych Dz.U.2018.1000), w tym stworzenia listy uczestników, a także w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Konferencję oraz w celach marketingowych bez konieczności uzyskania uprzedniej dodatkowej zgody Uczestnika.
5. Oprócz Administratora uprawnienie takie mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora do przetwarzania danych osobowych Uczestników.
6. Organizator oświadcza, iż dane Uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu ani nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem niezbędnego zakresu w celach promocyjnych i marketingowych.
7. Dane Uczestników będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów.
8. Organizator zapewnia Uczestnikom realizację uprawnień wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodę na przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celów marketingowych, promocyjnych i sporządzenia pełnej listy Uczestników, Uczestnik wyraża w formie pisemnej poprzez wypełnienie formularza przy rejestracji. Zgoda ta zawiera cel i zakres udostępniania danych osobowych.
9. Organizator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną zabezpieczenia powierzonych danych osobowych. Organizator wdrożył odpowiednie środki, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia oraz charakteru, zakresu, celu i kontekstu przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Organizator w szczególności uwzględnia ryzyko wiążące się z przetwarzaniem danych wynikające z:
1) przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia,
2) utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia danych,
3) nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
10.Uczestnik ma prawo do wglądu do swoich danych osobowych, prawo do ich zmiany, poprawiania, żądania usunięcia błędnych danych.
11. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa cywilnego, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych.
12.Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie wydarzenia https://podologicznie.elms.pl/s/standard-presale.html